Горячая линия юридической помощи
Москва и область:
Москва и обл.:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
Санкт-Петербург и обл.:
Регионы:
+8 (800) 500-27-29 Доб. 233 (бесплатно)

Обнаружит в личном деле сотрудника копию паспорта

Многие кадровые работники спрашивают, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника в году? Ответ на этот вопрос дали сотрудники Роструда на своем сайте rostrud. Чиновники отметили, что в обязанности работодателей не входит ведение личных дел сотрудников.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по телефонам:

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и обл.

+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и обл.

Заявки и звонки принимаются круглосуточно и без выходных.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Оглавление:

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Обнаружит в личном деле сотрудника копию паспорта

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: "Реализация". 12 серия

Копия паспорта для личного дела

Акция месяца 8 88 В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет. Сотрудник письменно дал согласие на обработку персональных данных: Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:- фамилия, имя, отчество;- пол, возраст;- дата и место рождения;- паспортные данные;- адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;- номер телефона домашний, мобильный ;- данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;- семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;- отношение к воинской обязанности;- сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы;- СНИЛС;- ИНН;- информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности в ГБУК г.

Москвы "МВО "Манеж";- сведения о доходах;- сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер. Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме. Имеем ли мы право хранить в составе личного дела, подобные документы или их необходимо заактировать и уничтожить.? Фотография является биометрическими данными как быть с ними? Следует дополнить действующее согласие на обработку персональных данных?

В роскомнадзор ранее было направлено уведомление о том, что мы осуществляем обработку персональных данных. Даже наличие согласия работников, при невозможности нормативно обосновать цель хранения личных документов работников не исключит претензий Роскомнадзора.

Посмотрите Постановление арбитражного суда кассационной инстанции от На сегодняшний день хранить копии личных документов работников рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика. Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов.

Так в части пособий это Приказ Минздравсоцразвития России от ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Аналогично и СНИЛС — Вам достаточно с оригинала списать реквизиты документа, в том числе их можно внести в реквизиты сторон в трудовой договор.

Вы не сможете обосновать необходимость хранения копий паспортов, военных билетов работников. Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Тем более, с 1 июля года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области. Для уничтожения документов создается экспертная комиссия и проводится экспертиза ценностей документов, составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу субъекту персональных данных относится к его персональным данным ч.

При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом ст.

Таким образом, принцип конфиденциальности распространяется на любые персональные данные работников, за исключением общедоступных п.

Для этих целей работодатель утверждает локальный акт, которым регламентируется порядок хранения и использования персональных данных работников. Конкретное наименование такого документа законодательно не предусмотрено, поэтому может быть любым, например, Положение о работе с персональными данными работников.

При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Такие требования установлены статьей 87 , пунктом 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ. Из чего можно сделать вывод, что такой локальный акт должен быть у каждого работодателя, и с ним должны быть ознакомлены все работники при приеме на работу ч.

Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Обязательное ведение личных дел предусмотрено только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих ст. Порядок хранения документов в кадровой службе определяется номенклатурой дел организации пункт 3. В которой и следует отразить в каких делах папках какие документы у Вас хранятся. Конкретный порядок осуществления кадровых процедур можно отразить в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Если обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения оператором обязательств, установленных законом, не требуется согласие на обработку персональных данных ст. Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета.

Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных.

При этом если Вы храните копии документов в личных делах сотрудников, рекомендуется получить согласие как на обработку, так и на хранение копий документов. Поскольку судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета. Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области. Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов.

При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ. В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.

Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность.

Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т. Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность. По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных.

Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало. Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения. ИНН не является обязательным документом при приеме на работу ч.

При этом работодатель не вправе требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации ч.

Таким образом, если у Вас нет согласия на обработку и хранение персональных данных работников, рекомендуем их получить или уничтожить копии документов, содержащие персональные данные таких работников в установленном порядке.

Для этого создается экспертная комиссия и проводится экспертиза ценностей документов п. В итоге составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению п. Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме. Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная, хотя и не обязательная для большинства организаций форма систематизации персональных данных. По общему правилу в личном деле не нужно хранить копии документов, которые приносит сотрудник.

Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и прочее. Кадровик проверяет эти документы, записывает в личную карточку и возвращает работнику ст. Исключение существует для государственных и муниципальных служащих. Кадровики обязаны вести личные дела таких сотрудников и хранить в них ряд документов.

Например, копии паспортов. Если организация хранит копии документов без цели, ее могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Проверьте личные дела сотрудников. Если в них есть копии документов, которые вам уже не нужны, то уничтожьте их.

Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили. Будущие копии уничтожайте в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Порядок уничтожения нигде не прописан, поэтому вы можете установить его самостоятельно п. Если вам понадобилась копия личного документа сотрудника для конкретной цели, каждый раз снимайте ее с оригинала документа.

Также оформите отдельное согласие на обработку данных. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников. Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов.

Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке п. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление. Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А. Обложка и документы личного дела выглядели так:. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.

Запретные документы, без которых кадровой службе не обойтись.

Акция месяца 8 88 В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в о рождении ребенка, диплом, военный билет. Сотрудник письменно дал согласие на обработку персональных данных: Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:- фамилия, имя, отчество;- пол, возраст;- дата и место рождения;- паспортные данные;- адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;- номер телефона домашний, мобильный ;- данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;- семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;- отношение к воинской обязанности;- сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы;- СНИЛС;- ИНН;- информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности в ГБУК г. Москвы "МВО "Манеж";- сведения о доходах;- сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер. Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.

По общему правилу в личном деле не нужно хранить копии документов, Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, . Если контролеры обнаружат, что бухгалтер нарушил правила.

Хранение в личных делах сотрудников ксерокопий документов

Ответ: Требовать копии всех страниц паспорта сотрудника для личного дела работодатель вправе, если это закреплено в локальном нормативном акте организации. Объясняется это тем, что работодатель не обязан ни формировать личные дела работников, ни хранить в них копии личных документов работников. Кроме того, хранение копий личных документов в личном деле работника на сегодняшний день является рискованным в свете ужесточения ответственности за нарушения законодательства о персональных данных и актуальной судебной практики. Судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований. По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Обязательное ведение личных дел предусмотрено только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих ст. Личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору.

Копия паспорта в личном деле работника

В личных делах сотрудников можно хранить ксерокопии паспорта, военного билета, ИНН, страхового свидетельства? Если нет, то, в каком нормативном акте это прописано. Перечень документов которые должны быть приобщены к личному делу установлен для государственных гражданских служащих, в котором прописано, что к личному делу приобщается копия паспорта, военного билета, ИНН, страхового свидетельства. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров если такого подразделения нет — руководителем организации.

Чем заменить.

Копия паспорта не должна храниться в личном деле сотрудника

Содержание статьи 1 Личные дела сотрудников 1. Иначе есть опасность, что нарушите требования по защите персональных данных. Штраф за это до 50 руб. Подробнее о том, как вести и хранить личные дела, читайте ниже. Поставьте номер личного дела, дату его начала. Образец ниже.

Уважаемый пользователь, Вы пользуетесь устаревшим браузером, который не поддерживает современные веб-стандарты и представляет угрозу вашей безопасности. Для корректного отображения сайта рекомендуем установить актуальную версию любого современного браузера:. Прочитать в мобильной версии сайта. Работодатель в период трудовых отношений хранит следующие документы сотрудников:. Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона от

В составе личных дел работников хранятся копии паспортов, копии св-в дела сотрудников и обнаружит в составе личного дела копии.

Покупка недвижимого имущества не терпит спешки и потребует повышенного внимания, начиная с поиска подходящих вариантов. Рекомендации по написанию и оформлению рецензии на методическую разработку занятия. Самый большой процент по вкладам 2019: высокие ставки в Москве.

Возьмите в сервисном центре документ, подтверждающий неоднократную поломку детали, и обратитесь с ним к продавцу.

Подробнее о порядке списания, а также о том, как его документально оформить, см. Определения объекта налогообложения в статье не приводится, его понятие раскрывается через перечисление возможных предметов, которые могут выступать в качестве объектов налогообложения, с указанием их признаков и свойств. Технические документы (планы) на постройку и землю.

Военная ипотека: условия и тонкости получения. В данном ведомстве представлена подробная информация обо всех преференциях, доступных незащищенным категориям населения, а также тем, кто особенно нуждается в государственной поддержке.

Он может желать возврата средств, проведения ремонт за счет учреждения, обмена на другую продукцию. Обычно, если юридическое лицо признает правоту клиента на получение суммы назад, деньги выдаются достаточно .

Дата составления приказа о дисциплинарном взыскании 00. Технически сложные товары не подлежащие возврату 2019. Таким образом, Иванов совершил деяние, предусмотренное ч.

Срок такого проживания строго ограничен и, как правило, он составляет не больше года Жилищный кодекс, (ст. Заявление на выдачу дубликата могут подать как родители или опекуны, так и сам ребенок, в случае если он старше 14 лет.

Порядок предоставления льготы зависит от региона. Иными словами, она облагается комиссией.

Тогда конкретный период отпуска определяется по согласованию с работодателем. Во-вторых, водитель должен сделать упор на то, что сам удивлен тому, что фара не работает. Такие лица предоставляют информацию и документы от лица заказчиков.

Как правило, это нормы ведения делопроизводства, то есть само составление бланка и правильное указание данных.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательных актах, информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем обновлять её на портале.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

Заявки и звонки принимаются круглосуточно и без выходных.

Статьи по теме:
5 комментария
  1. Генриетта :

    Квартиру отдал под съем, так как всю семью укачивает.

  2. Любовь :

    Я сразу понял что-то не так и не взял.

  3. Ульяна :

    Не работаем и отдыхаем?

  4. Ксения :

    Мой здоровый холодильник выше меня ростом жрёт всего 166 ватт.

  5. Моисей :

    у меня вопрос: Если я буду делать кардио на велосипеде то будет пульс показываться в программе на телефона.

blairwasdin.com © 2019 - Все права защищены. Наверх